SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

A.    Pengertian

Berikut ini merupakan pengertian perpustakaan:

1.      Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Perpustakaan berasal dari kata dasar “pustaka” yang berarti pustaka atau buku. “Perpustakaan” artinya kumpulan buku (bacaan dsb); bibliotek

2.      Dalam UU No.43 tahun 2007 tentang perpustakaan disebutkan bahwa: Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak,dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka (Palupi, 2003).

3.      Pengertian perpustakaan digital berkembang menjadi sebuah organisasi yang menyediakan sumber daya, termasuk didalammya  staff khusus, bertugas memilih, menyusun, dan menawarkan akses  intelektual, menerjemahkan, mendistribusikan, memelihara integritas, menjamin keutuhan dari waktu ke waktu hasil koleksi digital sehingga karya – karya tersebut dapat dibaca dan secara ekonomis tersedia untuk dimanfaatkan oleh comunitas tertentu maupun sekumpulan komunitas.

4.      Pengembangan sistem perpustakaan, yaitu digital library system dan integrated library system atau  library management system Persamaan dari kedua sistem tersebut adalah open source diperbolehkan untuk digunakan dan dikembangkan pada perpustakaan mana saja. Perbedaannya yaitu digital library system digunakan untuk mengelola  digital resource dan cara pengaksesannya, sedangkan library management system digunakan  untuk mengelola sirkulasi, keanggotaan,  kataloging dan  online public access catalog (Irawan, 2011).

5.      Perpustakaan Digital

Perpustakaan digital bukan merupakan salah satu jenis perpustakaan yang berdiri sendiri, tetapi merupakan pengembangan dalam system pengelolaan dan layanan perpustakaan.

syarat digital library harus memiliki koleksi dan fasilitas berikut:

a.       Koleksi

Digital library mempunyai beragam koleksi yang terdiri dari :

1)      Mempunyai beragam koleksi seperti buku, jurnal, majalah, koran, tabloid baik  tercetak dan terutama elektronik (digital collection).

2)      Koleksi lokal, misalnya skripsi, tesis, laporan penelitian, dan knowledge lain yang digitalisasi, sehingga disebut digitalized collection. Tujuan digitalisasi koleksi adalah agar dapat diupload  ke website dan menghemat ruangan.

3)      Pengembangan digital collection dan digitalized collection lebih tinggi daripada koleksi tercetak.

b.      Pustakawan dan Staff

Pembinaan pustakawan dan staf yang professional dimulai dari pembuatan deskripsi  kerja yang benar sehingga mempermudah pada saat  recruitment Persyaratan pendidikan ( S1, D3, SMU), pengalaman kerja, ketram pilan berbahasa Indonesia dan bahasa Inggris,  komputer, serta kesehatan menjadi prioritas pokok. Sebaliknya, institusi juga harus  mempersiapkan fasilitas kerja dan kompensasi yang baik. Selanjutnya, setelah diterima bekerja, pembinaan dilakukan berdasarkan kompetensi yang terdiri dari kompetensi umum dan teknis, komitmen, dan indicator kinerja yang ditetapkan oleh institusi dan diturunkan sesuai dengan posisi, tugas, dan kewajiban unit perpustakaan. Pelatihan, magang, dan pendidikan lanjutan formal ditentukan dari nilai kinerja tahunan, begitu pula sebaliknya bila akan mengakhiri kerja mereka.

c.        Akses yang luas, tanpa kendala waktu dan tempat

Perpustakaan di Indonesia biasanya beroperasi selama 5 – 6 hari per minggu dengan waktu 9 – 12 jam per hari, atau 40 jam per minggu. Seiring dengan adanya fasilitas internet dan jaringan yang dimanfaatkan sebagai website perpustakaan maka layanan perpustakaan dapat diperpanjang menjadi 24 jam selama 7 hari, tidak ada hari libur, bahkan kendala tempat. Website perpustakaan dapat berfungsi sebagai titik akses koleksi, layanan, dan sarana promosi. Pengguna dapat mencari buku dan koleksi lain, membooking, memperpanjang layanan, memperoleh peringatan pinjaman akan berakhir, pembayaran denda, iuran, dan minta jasa penelusuran yang kesemuanya dilakukan melalui website perpustakaan. Dengan cara ini keluasan akses dapat terus dikembangkan.

d.      Layanan prima

Layanan prima adalah layanan yang membuat pengguna dan penyelenggara perpustakaan senang. Pengguna senang karena dapat menikmati ruang baca yang nyaman, pencarian buku mudah, dibantu oleh pustakawan yang profesional dan ramah. Sebaliknya, pustakawan dan staf juga senang karena mereka dapat melayani pengguna sesuai dengan kemampuan mereka, disertai dengan hati yang tulus dan gembira. Di dalam melayani pengguna perpustakaan, baik pustakawan dan staf harus menggunakan head ( pikiran), hart ( hati), dan hand ( tangan/tindakan). Sinergi ketiga kekuatan ini akan menghasilkan layanan yang cepat, mudah, dan tepat.

e.       Layanan yang berorientasi pada pengguna

Pustakawan dan staf harus selalu mengusahakan layanan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Suatu survei guna mengetahui kebutuhan pengguna harus dilakukan apabila ingin mengembangkan layanan, demikian pula, survey kepuasan pengguna secara berkala ( setahun sekali) sebaiknya dilakukan untuk mengetahui tanggapan pengguna terhadap layanan yang telah dioperasikan.

f.       Sistem Informasi Pendukung Layanan Perpustakaan.

Guna mendukung layanan yang cepat dan tepat maka diperlukan suatu sistem informasi yang mampu mendukung kegiatan pokok perpustakaan, seperti pengadaan, pengolahan, dan sirkulasi. Secara rinci, kegiatan pengadaan koleksi meliputi kegiatan seleksi, penyusunan anggaran, pembelian, klaim, dan perawatan koleksi seperti perbaikan buku dan penjilidan. Kegiatan pembelian ini dilanjutkan dengan kegiatan pengolahan koleksi pustaka, yaitu katalogisasi dan pembuatan metadata koleksi perpustakaan. Kegiatan sirkulasi meliputi peminjaman, pengembalian, peringatan keterlambatan peminjaman, dan penerimaan denda. Di samping itu, terdapat kegiatan stock opname dan weeding yang menjadi tanggunga jawab ketiga ketiatan utama tersebut. Semua kegiatan ini harus dimasukkan ke dalam sistem, terutama yang bersifat transaksi, agar semua layanan dapat dilakukan secara cepat, rapi, dan mudah dimonitor ataupun diaudit (Ernawati, 2006).

B.     Tujuan  Pengembangan Sistem Informsai Perpustakaan

Pada Pasal 4 UU No.43 tahun 2007 tentang perpustakaan disebutkan bahwa Perpustakaan bertujuan memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa.

Sedangkan tujuan dari pengembangan sistem informasi perpustakaan yang berbasis web diharapkan dapat membantu petugas dalam mengelola administrasi data perpustakaan dan memudahkan pengguna dalam mencari literatur.

C.    Langkah

Dalam pembangunan perangkat lunak menggunakan  Linear Sequential/ Waterfall Model. Metode ini merupakan model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Fase-fase dalam Waterfall Model:

1.      Analysis

Mengumpulkan kebutuhan data perbandingan dan perkembangan teknologi web service dan  web application secara lengkap kemudian dianalisa kelayakannya untuk dijadikan metode dalam pengembangan sistem informasi perpustakaan beserta kebutuhan database yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibuat.  Fase ini dikerjakan agar menghasilkan desain sistem yang lengkap.

2.      Design

Desain software memiliki berbagai tahapan yang berfokus pada atribut program yang jelas yaitu : data structure, software  architecture, interface representations, dan detail procedur(algorithm). Proses desainmenterjemahkan kebutuhan pengguna dalam sebuah dokumen aplikasi yang dapat diperkirakan kualitasnya sebelum proses  Coding dimulai. Pada tahap ini menggunakan model Unified Modelling Language sebagai perangkat pembuatan desain  software.

3.      Code

Tahap Coding adalah tahap dimana hasil desain software diterjemahkan ke dalam bahasa yang dapat dimengerti oleh komputer. Dalam  penelitian ini menggunakan bahasa pemrograman PHP karena bahasa pemrograman ini mendukung aplikasi berteknologi web. Database yang dihasilkan disimpan dalam aplikasi database  MySQL.

4.      Test

Pengujian sistem menggunakan Black box testing, yang menganggap aplikasi  sebagai sebuah kotak hitam dimana user mengabaikan sistem bisnis yang diadopsinya. Blackbox testing menitikberatkan pada kesesuaian suatu komponen terhadap spesifikasi.

D.    Perpustakaan di perguruan Tinggi

Perpustakaan Perguruan Tinggi (University Library) Perpustakaan perguruan tinggi yaitu perpustakaan yang diselenggarakan untuk mengumpulkan, memelihara, menyimpan, mengatur, mengawetkan dan mendaya gunakan bahan pustakanya untuk menunjang pendidikan/pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi diantaranya: Pusat dari semua program pendidikan Universitas, yaitu perpustakaan harus mampu membantu dan menjadi pusat kegiatan akademis lembaga pendidikannya.

BAB III

HASIL IDENTIFIKASI

A.    Struktur Organisasi Perpustakaan

STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN

STIKES AISYIYAH YOGYAKARTA

 

B.     Pengelola

Jumlah pengelola di perpustakaan STIKes AISYIYAH Yogyakarta terdiri dari 7 (tujuh ) orang   klasifikasi pendidikan S1 berjumlah 4 (empat) orang, DIII berjumlah 2 (orang) dan SMA berjumlah 1 (satu) orang.

C.     Visi, Misi dan Tujuan

1.      Visi

Menjadi perpustakaan yang terbaik tingkat Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan di Indonesia tahun 2016

2.      Misi

a.       Menyediakan informasi melalui berbagai jenis sumber informasi dan jenis media

b.      Menyediakan sumber rujukan informasi di bidang kesehatan untuk menunjang terlaksananya pendidikan, pelatihan dan pengabdian masyarakat.

c.       Mengembangkan manajemen perpustakaan berbasis IT

d.      Menyediakan ereferensi kesehatan berbasis islam yang lengkap dan komperhensif

e.       Mejadi pusat pelatihan pengelolaan perputakaan

f.       Mengembangkan layanan perpustakaan dengan keunggulan ‘Aisyiyah Muhammadiyah Corner (‘AMCOR).

3.      Tujuan

a.       Menyediakan, mengolah, dan mendistribusikan informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka dalam berbagai bentuk media

b.      Memberikan kemudahan akses informasi dilihat dari segi waktu, tempat, proses, dan hasil perolehan.

c.       Menyediakan sarana prasarana dan SDM yang kualitas untuk mewujudkan layanan perpustakaan yang memuaskan

d.      Keunggulan

‘Aisyiyah Muhammadiyah Corner (‘AMCOR)

D.    Keanggotaan

a.       Keanggotaan perpustakaan adalah bagi semua civitas akademika yang berada di lingkungan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta.

b.      Bagi Mahasiswa tanda keanggotaan ditandai dengan adanya Kartu Perpustakaan

c.       Kartu Perpustakaan digunakan untuk aktivitas presensi kunjungan perpustakaan dan peminjaman koleksi di perpustakaan

d.      Masa Keanggotaan beraku selama masih menjadi mahasiswa aktif di STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta.

E.     Layanan

Perpustakaan dibuka setiap hari dari pukul 07.00-19.00 Wib, kecuali hari libur. Jenis pelayanan yang ada di perpustakaan meliputi layanan sirkulasi, layanan membaca ditempat, layanan referensi, internet, penelusuran informasi, bimbingan pemustaka dan literasi informasi.

F.      Ketentuan Peminjaman

a.       Buku yang dipinjamkan adalah buku koleksi sirkulasi selain c.1

b.      Jumlah buku yang dapat dipinjam maksimal 4 eksemplar dengan judul yang berbeda.

c.       Jangka waktu peminjaman selama 10 hari

d.      Peminjam buku wajib menggunakan kartu anggota milik sendiri.

e.       Pencatatan peminjaman buku dilakukan secara komputerisasi dan di backup dengan catatan manual (buku).

G.    Ketentuan Perpanjangan dan Pengembalian

a.       Peminjam yang akan memperpanjang masa pinjamannya harus membawa buku dan kartu anggota .

b.      Peminjaman atau perpanjangan koleksi tidak dilayani apabila pengguna belum mengembalikan koleksi yang terlambat dan juga belum membayar denda.

c.       Buku-buku yang telah habis masa peminjamannya harus segera dikembalikan.

d.      Buku dapat di perpanjang selama 2 kali

e.       Keterlambatan pengembalian buku dikenai denda Rp. 500,- per hari per buku

H.    Layanan Tugas Akhir

Pelayanan tugas akhir adalah peminjaman Koleksi Tugas Akhir meliputi Skripsi, KTI dan Case Study Research

a.       Koleksi Tugas Akhir tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh di Fotocopy

b.      Masa peminjaman maksimal 2 jam

c.       Denda keterlambaran pengembalian Tugas Akhir Rp. 5000 per hari per buku

I.       Layanan CD

Pelayanan Koleksi CD berupa peminjaman koleksi CD baik untuk digunakan di perpustakaan diakses menggunakan komputer multimedia maupun untuk dipinjam dibawa pulang.

J.       Ketentuan Peminjaman Koleksi CD

a.       Peminjam koleksi CD adalah anggota

b.      Jumlah koleksi CD yang dapat digunakan di perpustakaan maksimal dan yang dapat dipinjam untuk dibawa pulang maksimal 2 judul.

c.       Jangka waktu peminjaman koleksi CD untuk dibawa pulang  selama 1 hari dan tidak bisa diperpanjang masa pinjamnya.

K.    Sistem Pelayanan:

Sistem pelayanan terbuka, sehingga pemakai boleh memilih dan mencari sendiri buku yang diinginkan agar lebih leluasa. Cara pencarian/penelusuran bisa dilakukan dengan:

                          1.      Menggunakan komputer yang disediakan untuk penelusuran

                          2.      Masuk di http://www.stikesaisyiyah.ac.id, klik perpustakaan, klik katalog, dan ketikkan apa yang dicari menurut pilihan judul atau pengarang atau lainnya.

                          3.      Klik Sim Mahasiswa, lalu login, kemudian pencarian. Melalui menu ini, mahasiswa juga bisa melihat history buku apa yang pernah di pinjam.

                          4.      Atau langsung mencari ke rak buku

L.     Jenis Pelayanan

Jenis pelayanan perpustakaan yang ada di stikes ‘aisyiyah yogyakarta antara lain:

                          1.      Sirkulasi

                          2.      Referensi

                          3.      Koleksi cadangan

                          4.      Terbitan berkala (baik jurnal dalam negri maupun luar negri)

                          5.      Penelusuran bahan pustaka

                          6.      Komputer/internet

                          7.      Pendidikan pemakai

                          8.      E-book

                          9.      E-jounal

                      10.      Penelitian

                      11.      User education

Perpustakaan selalu menginformasikan buku terbaru yang dimiliki dengan menempel di papan pengumuman, media buletin kampus dan webside Stikes.

M.   Koleksi

Jumlah koleksi yang ada di perpustakaan sudah cukup banyak yaitu lebih dari 11.000 judul; > 30.000 eksemplar. Koleksi meliputi: buku teks, terbitan berkala (journal, majalah, buletin dan koran), karya tulis ilmiah, skripsi, thesis, AV (kaset & CD), referensi, e-journal, dan lain-lain.

N.    Program unggulan

Program unggulan yang sudah ada di perpustakaan stikes ‘asiyiyah yogyakarta yaitu sudah bekerja sama atau sebagai kontributor dari:

                          1.      Perpustakaan nasional

                          2.      JLA (jogja library for all): yang mencakup 35 perpustakaan/pusat informasi se DIY.

                          3.      Portal Garuda

                          4.      Directory of open acces journal

O.    Tampilan Web Perpustakaan

                          1.      Halaman Beranda

                          2.      Link

                               3.      Jurnal Langganan Dikti

                                        4.      Profil Perpustakaan, keanggotaan dan layanan

                                        5.      Pengumuman

                               6.      Berita Terbaru

                                    7.      Resensi

                                    8.      Katalog (SIMPTT Pencarian Pustaka)

                                                  9.      Digital Library

BAB IV

ANALISIS PERMASALAHAN

Berdasarkan hasil identifikasi yang dilakukan di Stikes ‘Aisyiyah Yogyakarta di dapatkan permasalahan terkait sistem informasi perpustakaan sebagai berikut:

1.      Tampilan web perpustakaan masih sederhana

Pada tampilan web perpustakaan stikes ‘asiyiyah yogyakarta masih sangat sederhana. Sehingga menurut bagian perpustakaan tampilan tersebut kurang menarik.

2.      Istilah-istilah pada web perpustakaan yang dibuat oleh bagian IT tidak sesuai dengan keinginan staf perpustakaan, sehingga terkadang staf kesulitan untuk memahaminya.

3.      SimpTT perpustakaan belum terintegrasi dengan unit lain.

4.      Pada web, anggota tidak bisa melihat riwayat peminjaman koleksi

5.      Untuk pencarian jenis buku atau jurnal masih manual dengan mengetik keseluruhan judul buku.

6.      Penelusuran pencarian dan peminjaman koleksi perpustakaan belum ada panduan untuk anggota sehingga anggota perpustakaan sering kesulitan dalam pencarian koleksi.

BAB IV

PEMBAHASAN

Dalam UU No.43 tahun 2007 tentang perpustakaan disebutkan bahwa perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak,dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka (Palupi, 2003).

Pengembangan sistem perpustakaan, yaitu digital library system dan integrated library system atau  library management system Persamaan dari kedua sistem tersebut adalah open source diperbolehkan untuk digunakan dan dikembangkan pada perpustakaan mana saja. Perbedaannya yaitu digital library system digunakan untuk mengelola  digital resource dan cara pengaksesannya, sedangkan library management system digunakan  untuk mengelola sirkulasi, keanggotaan,  kataloging dan  online public access catalog (Irawan, 2011).

Perpustakaan Stikes ‘Aisyiyah Yogyakarta telah mengembangkan sistem perpustakaan menjadi digital library system  yang mana semua anggota perpustakaan bisa mengakses web perpustakaan melalui http://www.stikesaisyiyah.ac.id dan semua informasi yang dibutuhkan telah tersedia. Sistem informasi perpustakaan ini sudah sangat baik, akan tetapi mash terdapat kekurangan yang mana dapat menghambat para pengguna dalam menggunakan Simptt tersebut. Adapun permasalahan yang dihadapi yaitu:

1.      Tampilan web perpustakaan masih sederhana

Pada tampilan web perpustakaan Stikes ‘Aisyiyah Yogyakarta masih sangat sederhana. Belum terdapat gambar-gambar yang dapat menarik perhatian para pengguna.

2.      Istilah-istilah pada web perpustakaan yang dibuat oleh bagian IT tidak sesuai dengan keinginan staf perpustakaan, sehingga terkadang staf kesulitan untuk memahaminya.

3.      SimpTT perpustakaan belum terintegrasi dengan unit lain.

4.      Pada web, anggota tidak bisa melihat riwayat peminjaman koleksi

5.      Untuk pencarian jenis buku atau jurnal masih manual dengan mengetik keseluruhan judul buku.

6.      Penelusuran pencarian dan peminjaman koleksi perpustakaan belum ada panduan untuk anggota sehingga anggota perpustakaan sering kesulitan dalam pencarian koleksi.

Saran

a.       Perlunya perbaikan tampilan halaman simptt perpustakaan yang lebih menarik.

b.      Meningkatkan kerjasama antar staf perpustakaan dan IT dalam mendesign tampilan web.

c.       Perlunya integrasi simptt dengan unit lain sehingga lebih memudahkan staf dan anggota mengakses data.

d.      Agar memudahkan pengguna dalam memanfaatkan simptt perpustakaan perlu ditambahkan tampilan riwayat peminjaman sebelumnya, petunjuk perpustakaan dan Prosedur penggunaan simptt (SOP).

e.       Untuk design digital library harus lebih ditingkatkan sehingga memudahkan pengguna dalam mencari kepustakaan.

f.       Pemesanan  buku atau jurnal dapat di lakukan via SMS

g.      Diharapkan ada notifikasi via SMS kepada anggota yang belum  melakukan pengembalian buku setelah habis masa peminjaman.

h.      Diharapkan perpustakaan dapat dibuka untuk umum (masyarakat)

i.        Menambah fasilitas berupa komputer di ruang perpustakaan sehingga membantu pengguna dalam mengakses web perpustakaan.

j.        Perlu meninjau ulang terkait soft yang lain seperti Slim Senayan.

Contoh SMS Gateway

a.      Pengaturan Terminal SMS Gateway

Sebelum aplikasi SMS dijalankan, pastikan bahwa basis data MySQL Server telah berjalan. Tampilan awal yang muncul pada saat aplikasi ini dijalankan adalah jendela pengaturan terminal  SMS   Server. Pada jendela ini,  lakukan pengaturan konfigurasi   terminal dan basis data sesuai dengan yang digunakan. Pada proyek akhir ini pengaturan konfigurasi terminal dan perangkat yang digunakan terlihat seperti gambar

b.      Melakukan koneksi dengan terminal dan basis data

Tampilan jendela utama SMS server seperti yang terlihat pada gambar  . Untuk melakukan proses koneksi atau penyambungan dengan terminal dan basis data, maka langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu setting  koneksi terminal.

c.       Menerima Pesan SMS Masuk

Salah satu proses yang sangat penting dalam aplikasi SMS server adalah mendeteksi dan membaca secara otomatis SMS baru yang masuk ke SMS server, serta membalas sesuai dengan format yang telah ditentukan. Pada aplikasi ini, terdapat dua jenis permintaan yaitu pencarian buku dan pemesanan buku serta satu pesan alert atas keterlambatan pengembalian buku yang dipinjam oleh anggota.

Pencarian Buku Perpustakaan Bangkalan Format SMS untuk pencarian buku adalah CARI BUKU <kata kunci>. Untuk mencoba fasilitas ini, maka kirim SMS ke nomor SMS Server dengan isi pesan CAR BUKU KOMPUTER.

d.      Pemesanan Peminjaman Buku

Format SMS untuk memesan buku adalah PESAN <id anggota> <id buku>. Untuk mencoba ini, maka kirim SMS ke nomor SMS Server dengan isi pesan.

e.       Pesan alert karena keterlambatan pengembalian buku

Jika ada anggota yang terlambat mengembalikan buku, maka SMS server akan mengirimkan sms yang memberitahukan agar segera mengembalikan buku yang sudah dipinjam.